Projeto IFG Digital

Última atualização em Segunda, 21 de Março de 2022, 11h27

O Projeto IFG Digital tem o intuito de implantar uma infraestrutura de processos e documentos eletrônicos no Instituto Federal de Goiás e com isso sair da cultura do papel e caminhar para uma cultura Digital. É composto pelas etapas de preparação(infraestrutura, processos, sistema, dentre outras), criação de regulamento, implantação e configuração do sistema, treinamentos, integração com protocolo integrado e ConectaGOV-PEN(Barramento). Possui objetivo de melhorar o desempenho dos processos no IFG, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.

 Acesse as informações sobre o Projeto:

1 - Justificativa

2 - Principais Benefícios

3 - Documentos do Projeto

4 - Status do Projeto

5 - Notícias Publicadas

6 - Legislação Envolvida

7 - Centro de Aprendizagem Virtual e Sistema de Treinamento

8 - Perguntas e Frequentes

9 - Orientações sobre Procedimentos

10 - Assinatura de Usuários Externos e Estudantes 

11 - Suporte e Contato

 

1 - Justificativa

O Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015, trouxe a necessidade da mudança de paradigma no que diz respeito aos processos administrativos nos órgãos da administração pública federal, os quais se encontram intimamente ligados à “cultura do papel” e aos procedimentos analógicos pertinentes a esta. Tendo em vista a necessidade de adequação, não só ao decreto, mas também a realidade de uma sociedade cada vez mais dinâmica e integrada com ferramentas digitais, a administração pública deve buscar formas mais eficientes de atender as demandas da população. Conforme o paradigma em questão, o Processo Eletrônico Nacional vem como uma ação generalizada, abarcando órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, exigindo a adoção de um Sistema Informatizado de Gestão de Documentos para os procedimentos administrativos, promovendo a ruptura da cultura analógica do papel, aproximando as entidades das demandas da sociedade por celeridade, transparência e eficiência.

A implantação do SUAP-Módulo de Documentos e do SUAP-Processo Eletrônico está alinhada com os objetivos organizacionais e o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) do IFG, se relacionando com os seguintes objetivos da dimensão Instituição e Sociedade:

Objetivo 8: Melhorar continuamente o atendimento prestado à comunidade do IFG;
Objetivo 9: Desenvolver, implantar e manter os sistemas de apoio à realização da estratégia organizacional;
Objetivo 10: Melhorar a comunicação, a transparência e as informações gerenciais dos projetos, serviços e sistemas de TI.

 

2 - Principais Benefícios

São diversos os benefícios econômicos, sociais e ambientais, podemos destacar:

  • Redução de custos financeiros (papel, consumíveis, capas de processos, contratos de impressão);
  • Redução do custo ambiental associado ao uso do papel;
  • Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;
  • Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;
  • Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidas de documentos e processos;
  • Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;
  • Práticas inovadoras de trabalho, voltadas à orientação a processos e ao aumento da produtividade, que promovem o abandono do uso do papel;
  • Acesso remoto por meio de microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones, possibilita que os usuários trabalhem a distância;
  • Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores, e o seu controle interno;
  • Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos;
  • Promover a transparência ativa, garantindo aos cidadãos o direito de acesso à informação, conforme determina a Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso a Informações);
  • Simplificar o atendimento ao cidadão, de acordo com o Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009 (simplificação do atendimento público prestado ao cidadão), possibilitando a ampliação dos serviços eletrônicos prestados pelos órgãos e entidades;
  • Reduzir custos por meio da redução da demanda de atendimento presencial;
  • Minimizar os deslocamentos para o acompanhamento do trâmite dos processos.

 

3 - Documentos do Projeto:

 

4 - Status do Projeto

Atividades concluídas

  • Etapa 1
    • Realizar a entrega do primeiro produto para o gabinete da reitoria, o Plano de Projeto;
    • Elaborar o plano de comunicação, item 3.1 do Plano de Projeto;
    • Sensibilizar usuários chave, já apresentamos o projeto à PROAD, PRODI, PROEX e Conselho Superior;
    • Mapear a legislação relativa ao projeto;
    • Aprovar a minuta do regulamento do sistema e encaminhá-la ao presidente do Consup (a resolução foi aprovada na reunião do dia 22/04/19);
    • Criar e manter o site do projeto. Foi criado, está disponível em: http://www.ifg.edu.br/ifgdigital
  • Etapa 2
    • Conferir a lotação dos servidores em sua unidade organizacional e, caso necessário, solicitar correção à Diretoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos / Coordenação de Recursos Humanos e Assistência Social;
    • Identificar os perfis de usuários e criar o documento que orienta o cadastro de permissões no sistema;
    • Realizar a checagem dos requisitos de infraestrutura (servidores, sistemas operacionais, banco de dados, segurança, backup, …);
    • Atualizar o ambiente de treinamento e produção do SUAP;
    • Realizar as cargas iniciais dos dados no SUAP treinamento e produção;
    • Testar o Módulo de Documentos Eletrônicos do SUAP.
    • Testar o Módulo Processo Eletrônico do SUAP.
  • Treinamentos realizados (Reitoria, Goiânia Oeste, Aparecida de Goiânia, Itumbiara, Inhumas, Goiânia, Senador Canedo, Formosa, Águas Lindas, Valparaíso, Cidade de Goiás, Anápolis, Jataí, Uruaçu e Luziânia)
  • Criação dos principais modelos e tipos de documentos no Módulo de Documentos – SUAP;
  • Atualização dos tipos de processo e levantamentos das informações para requerimentos;
  • Elaboração de diretrizes e orientações para fluxos e processos junto aos setores;
  • Relatório Final do Projeto Entregue;
  • Encerramento do Projeto realizado.

Atividades pós-implantação (em andamento):

  • Atualização do SUAP para possibilitar a integração ao Barramento (ConectaGov-PEN);
  • Integração ao Protocolo Integrado;
  • Integração ao Barramento(ConectaGov-PEN).

 

5 - Notícias Publicadas

 

6 - Legislação envolvida:

Principais normas publicadas sobre o assunto.

Leis:

Decretos:

Portarias:


 Centro de Aprendizagem Virtual

VIDEOS TUTORIAIS:

Tutoriais do Sistema SUAP - Módulo de Documentos

Tutoriais do Sistema SUAP - Módulo de Processo Eletrônico

* Os tutoriais foram cedidos pelo IFMT.

Perguntas e Respostas

Por que o IFG optou pelo uso do SUAP ao invés do sistema SEI?
Tendo em vista a aprovação do Comitê de Governança Digital do IFG quanto a centralização das soluções informatizadas no SUAP e a disponibilização por meio do IFRN dos módulos de Processo e Documento Eletrônico, levando em conta ainda o futuro suporte/atualizações bem como a integração de dados dos servidores, alunos e também de outros módulos do SUAP, ficam evidentes as vantagens do uso destes módulos no IFG.
Outro ponto a se considerar é a cultura da Instituição, onde todos os usuários já fazem uso do SUAP e a curva de aprendizado de um sistema novo seria maior, bem como a complexidade de implantação e integração. Deste modo não se justifica a adoção de um novo sistema para o Processo Eletrônico, tendo disponível os módulos do SUAP.

Existe algum regulamento do IFG Digital no IFG?
Sim. Existe um regulamento que foi aprovado pela Resolução CONSUP/IFG nº 008 de 22 de abril de 2019 e está disponível em http://www.ifg.edu.br/attachments/article/209/Resolu%C3%A7%C3%A3o%208%202019.pdf.

Quando começará o Processo Eletrônico no IFG?
Conforme art. 33 da Resolução 08/2019, a partir de 22 de julho de 2019 será vedada a criação de documentos e processos físicos, sendo exclusivamente no formato digital por meio do sistema SUAP.

Todos os documentos serão criados no SUAP?
Não. A intenção é que a maioria dos documentos sejam criados e assinados eletronicamente no SUAP, mas pode acontecer de alguns documentos serem gerados em outros sistemas sendo necessário a assinatura física para posterior inclusão no SUAP. Um documento também pode ser criado por um editor de texto padrão, exportado para o formato PDF, assinado digitalmente e incluído no processo. Além disso, existem os documentos "nato digitais", que são gerados em outros sistemas e podem ser adicionados ao processo eletrônico. A inclusão deste documento é realizada pela opção “adicionar documento externo” disponível no processo eletrônico. 

Um processo físico que iniciou antes da Resolução pode ser transformado em digital e continuar sua tramitação pelo Sistema?
Sim. Conforme art. 32 da Resolução 08/2019, os processos físicos criados antes da data de início do uso do sistema SUAP e que ainda não foram finalizados, poderão ser digitalizados e inseridos no sistema. O processo eletrônico receberá uma nova numeração, e continuará a sua tramitação no SUAP-Processo Eletrônico.
Para transformar um processo físico em digital basta criar um documento eletrônico "TERMO DE ENCERRAMENTO DE TRÂMITE FÍSICO E INÍCIO DE TRÂMITE ELETRÔNICO", preencher, e criar um processo adicionando esse documento como primeiro documento do processo e depois fazer upload dos documentos digitalizados referentes ao processo físico. Imprimir este termo e colocá-lo como a última folha do processo físico e arquivá-lo.
Como abrir um processo tendo como parte interessada um servidor que ainda não tenha cadastro no SUAP?
O setor de protocolo deve fazer o cadastro de uma Pessoa Externa/Jurídica em: ADMINISTRAÇÃO > Cadastros > Pessoa Externa/Jurídica, depois abrir o processo e adicionar essa pessoa(CPF/CNPJ) como parte interessada até que se tenha efetivado o cadastro no SUAP. Quando o servidor estiver cadastrado no SUAP, deve-se atualizar o processo com o novo cadastro do servidor (matrícula SIAPE).

Quem pode adicionar processo?
Os usuários internos poderão criar e tramitar processos eletrônicos no SUAP, de acordo com seu perfil de acesso.
Quem pode criar documentos?
Qualquer servidor poderá criar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em conformidade com as normas vigentes. Podem criar documentos eletrônicos os servidores que tiverem sido expressamente autorizados pela chefia do setor de sua lotação no SUAP, incluindo as permissões atribuídas pela chefia do setor podem incluir apenas a visualização de documentos e/ou processos bem como sua edição.

Como criar um processo eletrônico?
Para criar um processo eletrônico, deve-se seguir os seguintes passos: Acessar no SUAP, o menu Administração->Processos Eletrônicos->Processos; Na tela exibida, clique no botão (adicionar processo eletrônico), localizado no canto superior:

Como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?
Para acompanhar os trâmites de um processo eletrônico público em que você não seja parte interessada, utilize a funcionalidade "Adicionar Interesse". Para isso, basta abrir o processo desejado e clicar no botão “Adicionar Interesse”.

Como os processos tramitam no SUAP?
Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SUAP.

Como os documentos serão enviados a outros órgãos?
A remessa de documentos e processos eletrônicos aos destinatários externos será por meio de e-mail institucional e/ou de forma física até que a infraestrutura de remessa de processos e documentos eletrônicos entre órgãos públicos seja implementada pelo Poder Executivo Federal.
No processo eletrônico, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?
O documento interno é aquele que deve ser redigido e assinado no próprio Editor de Textos do Sistema (por ex.: memorandos, ofícios, despachos, etc). 
O documento externo é aquele que foi digitalizado e transformado em um arquivo PDF (por ex.: cópia de documentos pessoais, etc.) ou ainda nasceu em outro sistema eletrônico e é um documento nato digital (por ex.: Nota Fiscal Eletrônica). 


Como classificar o nível de acesso de um documento eletrônico?
Quando um documento eletrônico é criado, é preciso classificar o nível de acesso. A regra geral é que os documentos produzidos pela Administração Pública sejam classificados como públicos.
Ao anexar documentos “sigilosos” ao processo eletrônico, essa categoria restringe o acesso ao documento. Somente o autor do documento terá acesso para visualizá-lo. Para outras pessoas terem acesso é necessário que o autor, na tela de documentos eletrônicos, utilize o recurso “Compartilhar Documento” para permitir a visualização por outras pessoas. Isso não é erro, trata-se da forma que o sistema utiliza para manter o sigilo do documento.

Como classificar o nível de acesso de um processo eletrônico?
Da mesma maneira como os documentos eletrônicos, os processos podem ser classificados como: Público, Restrito ou Sigiloso.
Via de regra, todo processo no âmbito da Administração Pública deve ser público, salvo algumas exceções.
Um processo por estar classificado como público, não cria a obrigatoriedade que seu conteúdo também seja público. A inserção de documentos restritos ou sigilosos a processos “públicos” pode ser realizada normalmente, de acordo com a necessidade do usuário e da demanda a ser juntada ao processo eletrônico.

Notei que na assinatura de servidores efetivos com Cargo em Comissão ou Função Gratificada, são apresentados 2 vezes, tanto com o cargo efetivo quanto com o cargo comissionado. É normal essa situação?
Sim. Ele pode usar um dos perfis, do cargo efetivo ou do cargo em comissão.

Quais tipos de documentos externos são suportados atualmente no sistema?
Atualmente o sistema suporta somente documentos do tipo PDF.

Qual a diferença entre as assinaturas com token e com senha?
A assinatura com o token depende de certificado digital enquanto com a senha, refere-se a senha usada para acesso ao SUAP.

Qual a diferença de documento eletrônico e documento digitalizado?
Documento eletrônico são os criados e assinados dentro do próprio sistema, já o documento digitalizado é um documento físico convertido em digital e inseridos no sistema. A partir do momento que um documento digitalizado for assinado eletronicamente, esse se tornará um documento eletrônico.

Os documentos podem ser alterados?
A criação de documentos possui um fluxo que permite alteração de conteúdo e revisão atribuída a pessoas específicas. No entanto, não será mais possível alterar o documento após o mesmo ser submetido à assinatura digital. Se houver algum vício no documento, deve-se criar outro e cancelar o anterior. Por consequência, a numeração do novo documento será diferente da do documento cancelado.
Posso incluir o setor como interessado no processo?
Não. Os processos eletrônicos possuem duas características fundamentais: de caráter institucional ou de caráter pessoal.
Nos institucionais deve ser inserido como interessado a unidade administrativa requerente(pessoa jurídica) (Campus ou Reitoria), ao passo que nos pessoais, deve ser inserido o servidor/pessoa física  solicitante. Reforçando que somente a unidade(Campus ou Reitoria)  possui CNPJ, assim, os setores não são pessoa jurídicas.
Como é possível incluir mais de um interessado, pode-se incluir a Unidade (Campus/Reitoria) e também a chefia do setor caso necessário.

Como criar novo setor na árvore de setores do SUAP?
A árvore de setores do SUAP é importada do SIAPE. Para incluir um novo setor é necessário o cadastro no SIAPE, que é de responsabilidade da APDI/PRODI.
O fluxo para cadastrar um novo setor é:
1 - O câmpus envia memorando para PRODI por e-mail (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.), solicitando o cadastro do novo setor com a informação da base legal (regimento, projeto de curso, etc.), e dos servidores que terão o exercício no novo setor;
2 - PRODI verifica junto a Pró-Reitoria correspondente ou no caso de Coordenação de curso com a PROEN;
3 - PRODI repassa para APDI realizar o cadastro no sistema SIAPE;
4 - Na próxima atualização do SUAP, que ocorre toda segunda-feira, será importado o novo setor.  
O que significa apensar processos?
Significa que os processos apensados terão um vínculo. É o ato de colocar processo junto a outro, sem que forme parte integrante do mesmo, obrigando-os a tramitarem juntos. Durante o período em que estiverem apensados os processos terão trâmite idêntico. Se necessário, os processos poderão ser desapensados, voltando a ter trâmites independentes.
Para que um processo seja apensado é necessário atender os seguintes pré-requisitos:
1- O processo a ser apensado não pode ter sido anexados a nenhum outro processo.
2- O processo a ser apensado não pode ter sido apensado a nenhum outro processo.
3- Os processos devem ter os mesmos interessados.
4- Processos sigilosos só podem ser apensados a outros processos sigilosos.
O que significa anexar processos?
Significa que os processos que forem anexados deixarão de existir e esta ação não pode ser desfeita. Eles passarão a integrar o processo principal. Os processos apensados não podem ser anexados. Para que um processo seja anexado é necessário atender os seguintes pré-requisitos:
1- O processo a ser anexado não pode ter sido anexado a nenhum outro processo.
2- O processo a ser anexado não pode ter sido apensado a nenhum outro processo.
3- O processo deve ter sido criado posteriormente a este.
4- O processo tem que ter o(s) mesmo(s) interessado(s).
5- O processo tem que ter a(s) mesma(s) classificação(ões).
6- Processos sigilosos só podem ser anexados a outros processos sigilosos.
O que significa relacionar processos?
Os processos relacionados apenas destacam uma ligação informativa. Não significa necessariamente que haja dependência ou influência direta de um sobre o outro, mas sim uma forma de relacionar processos para facilitar o acesso entre os mesmos.
Como solicitar documentos em um processo?
Com o processo aberto no Sistema SUAP, basta selecionar a aba solicitações e clicar no botão "Solicitar Documento". É necessário que a pessoa seja adicionada previamente como interessada no processo.
Como adicionar uma pessoa como interessada no processo?
Com o processo aberto no Sistema SUAP, clique no botão "Editar" e depois em "Interessado".
Como definir o nível de acesso de um Documento ou Processo?
O nível de acesso define quem poderá visualizar o conteúdo de um documento ou processo, que pode ser público: todos possuem acesso; restrito: somente servidores com permissão na caixa do setor; sigiloso/privado: somente o criador e interessados indicados no documento/processo.
Para definir um documento ou processo como restrito ou sigiloso/privado, deve-se haver um respaldo legal, caso contrário o correto é definir como público. Abaixo, alguns casos para classificação como restrito e sigiloso/privado:
Restrito:
- Controle Interno (Art. 26, $ 3º, da Lei nº 10.180/2001)
- Direito Autoral (Art. 24, III, da Lei nº 9.610/1998)
- Documento Preparatório (Art. 7º, $ 3º, da Lei nº 12.527/2011)
- Informação Pessoal (Art. 31 da Lei nº 12.527/2011)
- Informações Privilegiadas de Sociedades Anônima (Art. 155, $ 2º, da Lei nº 6.404/1976)
- Interceptação de Comunicações Telefônicas (Art. 8º, caput, da Lei nº 9.296/1996)
- Investigação de Responsabilidade de Servidor (Art. 150 da Lei nº 8.112/1990)
- Livros e Registros Contábeis Empresariais (Art. 1.190 do Código Civil)
- Operações Bancárias (Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001)}
- Proteção da Propriedade Intelectual de Software (Art. 2º da Lei nº 9.609/1998)
- Protocolo – Pendente Análise de Restrição de Acesso (Art. 6º, III, da Lei nº 12.527/2011)
- Segredo de Justiça no Processo Civil (Art. 189 do Código de Processo Civil)
- Segredo de Justiça no Processo Penal (Art. 201, $ 6º, do Código de Processo Penal)
- Segredo Industrial (Art. 195, XIV, Lei nº 9.279/1996)
- Sigilo das Comunicações (Art. 3º, V, da Lei nº 9.472/1997)
- Sigilo de Empresa em Situação Falimentar (Art. 169 da Lei nº 11.101/2005)
- Sigilo do Inquérito Policial (Art. 20 do Código de Processo Penal)
- Situação Econômico – Financeiro de Sujeito Passivo (Art. 198, caput, da Lei nº 5.172/1966 – CTN)

Sigiloso/Privado
- Auditoria Interna – Controle Interno (Art. 26, $ 3º, da Lei nº 10.180/2001)
- Comunicação de Irregularidades (Art. 16, $ 2º da IN 05/2018 da CGU)
- Correição: Investigação de Responsabilidade (Art. 150 da Lei nº 8.112/1990)
 

Usuário externo ou estudante pode assinar documentos no SUAP?
Sim. A partir da Portaria Normativa nº 16 de 17 de agosto de 2020, usuário externos e estudantes poderão assinar documentos eletrônicos no SUAP. Acesse aqui as orientações deste processo.


Orientações Sobre Procedimentos

 

Com a chegada do Processo Eletrônico, alguns setores têm levantado dúvidas sobre como realizar alguns procedimentos utilizando o sistema.
Desta forma, a Comissão de Implantação estará divulgando nesse espaço algumas orientações. Essas orientações foram elaboradas em conjunto com os setores envolvidos no fluxo em questão com objetivo de melhor utilizar o sistema e otimizar o processo.
Em caso de dúvidas sobre o procedimento entrar em contato com o setor responsável:

Responsável pelo Processo Orientações
Contabilidade e Execução Financeira

Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio

PROEN / Diretoria de Administração Acadêmica
Gabinete da Reitoria e dos Câmpus

Cadastro de Usuários Externos e Estudantes para fins de assinatura em documento eletrônico


 

Suporte e Contato

Para suporte em relação a utilização do sistema, solicitação de cadastro de tipo de processo/documento ou modelo de documento, abrir chamado na Central de Serviços do SUAP (Na tela inicial, clicar em "Abrir Chamado" e escolher a área Tecnologia da Informação).

Contato dos membros da comissão de implantação:

Nome

Função no Projeto

Telefone

E-mail

Cristiano Domingues da Silva

Gerente do projeto

62 3612-2227

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Maricélia Nunes de Menezes

Representante da PROAD

62 3612-2219

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Camilla Naves Pascoal

Representante da PRODI

62 3612-2246

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Renan Rodrigues de Oliveira

Representante da PROEN

62 3612-2225

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Fabiano Paiva Vieira

Representante da PROEX

62 3612-2216

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Maria Aparecida Andrade de Oliveira Tsu

Representante da PROPPG

62 3612-2235

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Fernanda Eline de Oliveira

Representante do Gabinete da Reitoria

62 3612-2203

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Márcia Helena Divina Rodrigues de Souza

Representante do Gabinete da Reitoria

62 3612-2203

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Douglas Rolins de Santana

Representante da DTI

62 3612-2227

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Fernando Cesar Alves

Analista de Tecnologia da Informação

62 3612-2270

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Renata de Souza Alves Paula Cavalcante

Analista de Tecnologia da Informação

62 3612-2270

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Thiago Oliveira Dutra

Analista de Tecnologia da Informação

62 3612-2270

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Karla Paula de Almeida

Representante do Setor de Protocolo

62 3612-2240

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Ana Carolina Oliveira Motta

Comunicação Social Publicitária

62 3612-2286

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André Almeida Nunes

Comunicação Social Produtor Cultural

62 3612-2210

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