Agilidade, redução de custos, produtividade e transparência. Esses são alguns dos elementos visados pelo Projeto IFG Digital, que tem sido desenvolvido por uma comissão de servidores que contempla representantes das pró-reitorias, do gabinete e de setores estratégicos da Instituição, como a diretoria de tecnologia da informação, comunicação social e o setor de protocolo do Instituto Federal de Goiás (IFG). O projeto, que tem como objetivo a construção de uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, foi apresentado a gestores presentes na reunião do Colégio de Dirigentes (Codir), realizada na terça-feira, 30 de abril.

Na reunião realizada na reitoria do IFG, além de apresentar detalhes do projeto a diretores de câmpus e outros gestores, a comissão responsável pelo IFG Digital apresentou a estratégia de implantação nos 14 câmpus da Instituição por meio da equipe local de implantação, que vai atuar no acompanhamento da utilização do sistema, no esclarecimento de dúvidas aos usuários e na participação de reuniões com a comissão para informar sobre o andamento e a implantação do projeto nos câmpus.

Durante o encontro realizado na reitoria, foi apresentada também a Resolução CONSUP/IFG n.° 8, que traz o regulamento do sistema eletrônico de informações do IFG. Por meio desse documento, foi instituído o sistema eletrônico de informações da Instituição, com a definição de normas, rotinas e procedimentos de instrução de documentos e processos eletrônico. Dentre as regras presentes no documento, que deve entrar em funcionamento em 90 dias a partir da data de sua publicação, está o artigo 18 que disciplina que “todo documento oficial produzido no âmbito do IFG deverá ser elaborado por meio do SUAP”. Ainda segundo a resolução, mais precisamente em seu artigo 33, ficará vedada a criação de documentos e processos físicos na Instituição.

O Projeto

A Resolução n.º  8 apresentada durante a reunião na reitoria do IFG vem ao encontro do Projeto IFG Digital,  uma vez que este tem como objetivo implantar no IFG o Módulo de documentos e de Processo Eletrônico do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). Esses sistemas, de acordo com os seus organizadores, têm como meta eliminar o uso de papel como suporte físico para os documentos institucionais e construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos no âmbito do IFG, por meio de ações mais ágeis, produtivas, transparentes, com a disponibilização de informações também em tempo real.

Segundo Cristiano Domingues, analista de tecnologia da informação da reitoria, responsável pela gerência do projeto IFG Digital, a estimativa de economia anual no âmbito do IFG, a partir do início do funcionamento do projeto, é de mais de um milhão de reais, contando com a minimização de gastos com resmas de papel, contratos de malote, capas de processos, custos com impressões e com armários deslizantes, entre outros itens, por exemplo. Esse benefício de economia, segundo o gerente, poderá posteriormente ser convertido em mais ações de ensino, pesquisa e extensão, mais auxílio estudantil, aquisições de aparelhos necessários na Instituição, além também de fomentar um expressivo benefício ambiental.  

Fases do projeto

Iniciado em 1º de outubro de 2018, o Projeto IFG Digital está agora na fase de testes e criação dos principais modelos e tipos de documento que serão usados no Módulo de Documentos do SUAP. O grupo se prepara para realizar em breve os treinamentos nos câmpus e na reitoria. De acordo com o cronograma atualizado, a implantação total dos sistemas está prevista para ocorrer até o dia 21 de julho deste ano.

Segundo Cristiano Domingues, “além de atender ao Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015, o Projeto IFG Digital impacta algo maior do que somente a implantação de sistemas: o benefício é financeiro, social e ambiental. Ele nos dá a oportunidade de melhorar, transformar e inovar os processos, além de prestar um serviço mais eficiente e transparente ao cidadão. Esperamos o apoio e empenho da comunidade durante as fases finais do projeto, pois elas representam um grande desafio devido à mudança cultural”.

Saiba mais sobre o Projeto aqui.

Acesse a Resolução CONSUP/IFG n.8.

Diretoria de Comunicação Social/Reitoria.