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Diretoria de Comunicação Social (Dicom)

Criado: Terça, 10 de Maio de 2016, 10h01 | Última atualização em Terça, 16 de Maio de 2017, 08h58

A Diretoria de Comunicação Social, por meio do profissional de relações públicas, também é responsável pelo cerimonial dos eventos realizados pela Reitoria, bem como em auxiliar os câmpus na realização de cerimônias oficiais, dando suporte para a elaboração do roteiro e para as definições acerca do cerimonial.

Cabe aos câmpus do IFG a escolha, entre integrantes de suas respectivas equipes, de servidores para atuarem como mestre de cerimônias, que é o profissional que faz a leitura de um roteiro solenizado, que conduz a cerimônia, anunciando cada ato e identificando as autoridades de acordo com o objetivo da ocasião.

O cerimonial deve respeitar as regras protocolares instituídas pela legislação vigente e não depende apenas do desempenho de quem o apresenta, já que há uma série de regras que devem ser seguidas para garantir a ordem hierárquica, bem como detalhes que farão com que o evento, independente da dimensão, seja bem visto pelo público participante.

Os atos protocolares que possivelmente vão requerer o apoio técnico do profissional de relações públicas do IFG são: colações de grau, transmissão de cargo do reitor, posses de servidores, de diretores de câmpus, entrega de títulos honoríficos, assinaturas de contratos, eventos, entre outros.

 

Planejamento

Ao planejar uma cerimônia, deve-se ter o cuidado de elaborar uma relação em que constem os convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou do potencial público-alvo do serviço/produto a ser dada visibilidade. Além disso, a definição da lista de convidados necessita do aval do responsável direto pelo evento e da gestão.

Quando se tratar de evento dos câmpus, o envio de convites, seja por meio impresso ou eletrônico, é de responsabilidade do respectivo câmpus. No caso da Reitoria, é de responsabilidade dos organizadores do evento.

Sugere-se que a distribuição dos convites, para autoridades regionais e outros participantes, seja feita com 10 dias de antecedência e, no caso de representantes de instituições públicas e privadas em âmbito estadual e federal, o envio do convite requer uma antecedência maior.

As solicitações de apoio técnico (suporte para a elaboração do roteiro e para as definições acerca do cerimonial) devem ser encaminhadas para o e-mail ccsifg.edu.br, com pelo menos, 20 dias de antecedência da data de realização do evento. Assim que a solicitação for recebida, a relações públicas da Dicom fará contato para os devidos encaminhamentos.

 

Na solicitação já deverão constar as seguintes informações:

- Nome do evento;

- Data, local e horário de realização;

- Nome e contato dos responsáveis pelo evento;

- Público do evento;

- Autoridades convidadas;

- Nome e contato do mestre de cerimônias;

- Programação do evento.

 

Importante

- A colação de grau é um ato oficial e de caráter obrigatório para a emissão e registro do diploma. É presidida pelo Reitor ou seu substituto legal. Portanto, nos convites de colação de grau, quem convida é o Magnífico Reitor, autoridade máxima da Instituição. É quem preside a solenidade e assina em conjunto com o Diretor-Geral do câmpus. Em outubro de 2016, o Conselho Superior aprovou a Resolução nº 29, que regulamenta as sessões de colação de grau dos cursos de graduação do IFG.

- O cerimonial é uma sequência de atos estabelecidos com a finalidade de ordenar, roteirizar o desenvolvimento de qualquer evento, ato solene ou comemoração pública, promovendo a harmonia dos participantes, utilizando-se de procedimentos como hierarquia, ordem, cortesia, respeito e, sobretudo, o bom senso.

- O protocolo é o conjunto de normas estabelecidas para serem utilizadas nas cerimônias, ou seja, é uma ferramenta para a execução do cerimonial sob as regras da diplomacia, tais como a ordem geral de precedência.

- Em um evento, com exceção da colação de grau, que possui um rito próprio, ao se fazer composição de mesa, sugere-se que todos os ocupantes façam seus pronunciamentos. Por isso, a etapa de definição desses ocupantes é de suma importância, para que a cerimônia não seja delongada pelo grande número de pessoas na mesa e que farão uso da palavra. Os pronunciamentos deverão ser breves.

- O IFG adota como referência o Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica, editado e publicado pelo Ministério da Educação (MEC) em 2010, e outros critérios técnicos já adotados pela Dicom (Saiba mais sobre o Guia (.PDF 2,52 MB).

- O IFG também faz uso das legislações inerentes às práticas protocolares e outros:

Decreto 70.274, de 9 de março de 1972, que aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência (Conheça o Decreto).

Lei 5.700, de 1º de setembro de 1971, que dispõe sobre a forma e a apresentação dos Símbolos Nacionais e dá outras providências (Conheça a Lei).

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