Escritório de Processos

 1 - O que é o Escritório?

O Escritório de Processos (EP) é coordenado pela Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (APDI/IFG), vinculado ao Gabinete da Reitoria, às pró-reitorias e às diretorias-gerais de unidades, atuando no macroprocesso gerencial de governança do IFG, e tem como principal objetivo assessorar a Gestão de Processos da Instituição.

2 - O que são processos?

O Guia BPM CBOK v3.0, considera processo como um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que através de uma demanda inicial ou um input (entrada) passam por uma transformação que agrega valor e fornecem um produto, uma entrega no output (saída) ao usuário, fornecendo uma visão de sequência e fluxo.

O processo deve atender às necessidades do usuário com qualidade, alcançando sua satisfação. Para isto é essencial que suas atividades (transformações) agreguem valor à entrada fornecida, entregando um produto (saída) que atenda às expectativas do usuário.

3 - Como é a atuação do Escritório de Processos?

O EP busca apoiar os setores na identificação de seus processos críticos (que entregam valor ao usuário), promovendo a cultura de análise contínua do desempenho dos processos, propondo melhorias e ajustes, implicando na resolução de problemas recorrentes da gestão como:

• gestão organizacional não orientada aos processos;
• redundância de atividades e responsabilidades;
• instrumentos normativos desatualizados;
• registros documentais relativos aos processos desatualizados e não consolidados;
• dificuldade de compreensão dos processos em sua totalidade;
• execução de um mesmo processo de formas distintas e não padronizadas;
• atuação focada para execução imediata das tarefas, sem oportunidades de planejar, rever as estruturas e pensar em melhorias.

IMPORTANTE

O Escritório de Processos auxilia positivamente todos os setores do IFG, uma vez que busca a melhoria continuada das atividades e o atendimento efetivo das expectativas e necessidades dos usuários, facilitando a administração do trabalho por parte dos gestores dentre diversos outros benefícios.