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Projeto IFG Digital

Criado: Segunda, 24 de Setembro de 2018, 13h37 | Última atualização em Quarta, 22 de Maio de 2019, 13h06

O projeto IFG Digital é composto pelo Processo Eletrônico Nacional e pelo Módulo de Documentos do sistema SUAP. O Processo Eletrônico Nacional é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. O projeto introduz práticas inovadoras no setor público, elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real.

 

Justificativa

O Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015, trouxe a necessidade da mudança de paradigma no que diz respeito aos processos administrativos nos órgãos da administração pública federal, os quais se encontram intimamente ligados à “cultura do papel” e aos procedimentos analógicos pertinentes a esta. Tendo em vista a necessidade de adequação, não só ao decreto, mas também a realidade de uma sociedade cada vez mais dinâmica e integrada com ferramentas digitais, a administração pública deve buscar formas mais eficientes de atender as demandas da população. Conforme o paradigma em questão, o Processo Eletrônico Nacional vem como uma ação generalizada, abarcando órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, exigindo a adoção de um Sistema Informatizado de Gestão de Documentos para os procedimentos administrativos, promovendo a ruptura da cultura analógica do papel, aproximando as entidades das demandas da sociedade por celeridade, transparência e eficiência.

A implantação do SUAP-Módulo de Documentos e do SUAP-Processo Eletrônico está alinhada com os objetivos organizacionais e o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) do IFG, se relacionando com os seguintes objetivos da dimensão Instituição e Sociedade:

Objetivo 8: Melhorar continuamente o atendimento prestado à comunidade do IFG;

Objetivo 9: Desenvolver, implantar e manter os sistemas de apoio à realização da estratégia organizacional;

Objetivo 10: Melhorar a comunicação, a transparência e as informações gerenciais dos projetos, serviços e sistemas de TI.

 

Principais Benefícios

São diversos os benefícios econômicos, sociais e ambientais, podemos destacar:

  • Redução de custos financeiros (papel, consumíveis, capas de processos, contratos de impressão);
  • Redução do custo ambiental associado ao uso do papel;
  • Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;
  • Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;
  • Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidas de documentos e processos;
  • Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;
  • Práticas inovadoras de trabalho, voltadas à orientação a processos e ao aumento da produtividade, que promovem o abandono do uso do papel;
  • Acesso remoto por meio de microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones, possibilita que os usuários trabalhem a distância;
  • Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores, e o seu controle interno;
  • Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos;
  • Promover a transparência ativa, garantindo aos cidadãos o direito de acesso à informação, conforme determina a Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso a Informações);
  • Simplificar o atendimento ao cidadão, de acordo com o Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009 (simplificação do atendimento público prestado ao cidadão), possibilitando a ampliação dos serviços eletrônicos prestados pelos órgãos e entidades;
  • Reduzir custos por meio da redução da demanda de atendimento presencial;
  • Minimizar os deslocamentos para o acompanhamento do trâmite dos processos.

 

Documentos do Projeto

 

Status Report

Atividades concluídas

Etapa 1

1.1 - Realizar a entrega do primeiro produto para o gabinete da reitoria, o Plano de Projeto;

1.2 - Elaborar o plano de comunicação, item 3.1 do Plano de Projeto;

1.3 - Sensibilizar usuários chave, já apresentamos o projeto à PROAD, PRODI, PROEX e Conselho Superior;

1.4 – Mapear a legislação relativa ao projeto;

1.5 e 1.6 – Aprovar a minuta do regulamento do sistema e encaminhá-la ao presidente do Consup (a resolução foi aprovada na reunião do dia 22/04/19);

1.7 - Criar e manter o site do projeto. Foi criado, está disponível em: http://www.ifg.edu.br/ifgdigital

Etapa 2

2.1 - Conferir a lotação dos servidores em sua unidade organizacional e, caso necessário, solicitar correção à Diretoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos / Coordenação de Recursos Humanos e Assistência Social (realizado na reitoria);

2.2 - Identificar os perfis de usuários e criar o documento que orienta o cadastro de permissões no sistema;

2.3 - Realizar a checagem dos requisitos de infraestrutura (servidores, sistemas operacionais, banco de dados, segurança, backup, …);

2.4 - Atualizar o ambiente de treinamento e produção do SUAP;

2.5 - Realizar as cargas iniciais dos dados no SUAP treinamento e produção;

2.7 - Testar o Módulo de Documentos Eletrônicos do SUAP.

Atividades em andamento:

2.6 - Criar os principais modelos e tipos de documentos no Módulo de Documentos – SUAP;

2.8 - Testar o Módulo Processo Eletrônico do SUAP.

Etapa 3 – Realização de Treinamentos

 

Notícias Publicadas

 

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