Projeto IFG Digital
O Projeto IFG Digital tem o intuito de implantar uma infraestrutura de processos e documentos eletrônicos no Instituto Federal de Goiás e com isso sair da cultura do papel e caminhar para uma cultura Digital. É composto pelas etapas de preparação(infraestrutura, processos, sistema, dentre outras), criação de regulamento, implantação e configuração do sistema, treinamentos, integração com protocolo integrado e ConectaGOV-PEN(Barramento). Possui objetivo de melhorar o desempenho dos processos no IFG, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.
Acesse as informações sobre o Projeto:
7 - Centro de Aprendizagem Virtual e Sistema de Treinamento
9 - Orientações sobre Procedimentos
10 - Assinatura de Usuários Externos e Estudantes
1 - Justificativa
O Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015, trouxe a necessidade da mudança de paradigma no que diz respeito aos processos administrativos nos órgãos da administração pública federal, os quais se encontram intimamente ligados à “cultura do papel” e aos procedimentos analógicos pertinentes a esta. Tendo em vista a necessidade de adequação, não só ao decreto, mas também a realidade de uma sociedade cada vez mais dinâmica e integrada com ferramentas digitais, a administração pública deve buscar formas mais eficientes de atender as demandas da população. Conforme o paradigma em questão, o Processo Eletrônico Nacional vem como uma ação generalizada, abarcando órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, exigindo a adoção de um Sistema Informatizado de Gestão de Documentos para os procedimentos administrativos, promovendo a ruptura da cultura analógica do papel, aproximando as entidades das demandas da sociedade por celeridade, transparência e eficiência.
A implantação do SUAP-Módulo de Documentos e do SUAP-Processo Eletrônico está alinhada com os objetivos organizacionais e o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) do IFG, se relacionando com os seguintes objetivos da dimensão Instituição e Sociedade:
Objetivo 8: Melhorar continuamente o atendimento prestado à comunidade do IFG;
Objetivo 9: Desenvolver, implantar e manter os sistemas de apoio à realização da estratégia organizacional;
Objetivo 10: Melhorar a comunicação, a transparência e as informações gerenciais dos projetos, serviços e sistemas de TI.
2 - Principais Benefícios
São diversos os benefícios econômicos, sociais e ambientais, podemos destacar:
- Redução de custos financeiros (papel, consumíveis, capas de processos, contratos de impressão);
- Redução do custo ambiental associado ao uso do papel;
- Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;
- Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;
- Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidas de documentos e processos;
- Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;
- Práticas inovadoras de trabalho, voltadas à orientação a processos e ao aumento da produtividade, que promovem o abandono do uso do papel;
- Acesso remoto por meio de microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones, possibilita que os usuários trabalhem a distância;
- Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores, e o seu controle interno;
- Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos;
- Promover a transparência ativa, garantindo aos cidadãos o direito de acesso à informação, conforme determina a Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso a Informações);
- Simplificar o atendimento ao cidadão, de acordo com o Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009 (simplificação do atendimento público prestado ao cidadão), possibilitando a ampliação dos serviços eletrônicos prestados pelos órgãos e entidades;
- Reduzir custos por meio da redução da demanda de atendimento presencial;
- Minimizar os deslocamentos para o acompanhamento do trâmite dos processos.
3 - Documentos do Projeto:
- Portaria da comissão
- Plano de Projeto IFG Digital
- Resolução 08 de 22/04/2019 - Regulamento do Processo Eletrônico
- Slides dos treinamentos
- Fluxo principal do processo eletrônico (demonstrado nos treinamentos)
- Portaria - Equipe Local de Implantação
- Portaria Normativa IFG nº 16 de 17/08/2020 - Assinatura de usuários externos
- Relatório Final do Projeto IFG Digital
4 - Status do Projeto
Atividades concluídas
- Etapa 1
- Realizar a entrega do primeiro produto para o gabinete da reitoria, o Plano de Projeto;
- Elaborar o plano de comunicação, item 3.1 do Plano de Projeto;
- Sensibilizar usuários chave, já apresentamos o projeto à PROAD, PRODI, PROEX e Conselho Superior;
- Mapear a legislação relativa ao projeto;
- Aprovar a minuta do regulamento do sistema e encaminhá-la ao presidente do Consup (a resolução foi aprovada na reunião do dia 22/04/19);
- Criar e manter o site do projeto. Foi criado, está disponível em: http://www.ifg.edu.br/ifgdigital
- Etapa 2
- Conferir a lotação dos servidores em sua unidade organizacional e, caso necessário, solicitar correção à Diretoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos / Coordenação de Recursos Humanos e Assistência Social;
- Identificar os perfis de usuários e criar o documento que orienta o cadastro de permissões no sistema;
- Realizar a checagem dos requisitos de infraestrutura (servidores, sistemas operacionais, banco de dados, segurança, backup, …);
- Atualizar o ambiente de treinamento e produção do SUAP;
- Realizar as cargas iniciais dos dados no SUAP treinamento e produção;
- Testar o Módulo de Documentos Eletrônicos do SUAP.
- Testar o Módulo Processo Eletrônico do SUAP.
- Treinamentos realizados (Reitoria, Goiânia Oeste, Aparecida de Goiânia, Itumbiara, Inhumas, Goiânia, Senador Canedo, Formosa, Águas Lindas, Valparaíso, Cidade de Goiás, Anápolis, Jataí, Uruaçu e Luziânia)
- Criação dos principais modelos e tipos de documentos no Módulo de Documentos – SUAP;
- Atualização dos tipos de processo e levantamentos das informações para requerimentos;
- Elaboração de diretrizes e orientações para fluxos e processos junto aos setores;
- Relatório Final do Projeto Entregue;
- Encerramento do Projeto realizado.
Atividades pós-implantação (em andamento):
- Atualização do SUAP para possibilitar a integração ao Barramento (ConectaGov-PEN);
- Integração ao Protocolo Integrado;
- Integração ao Barramento(ConectaGov-PEN).
5 - Notícias Publicadas
- 03/07/2019 - Câmpus Uruaçu participa de capacitação do projeto IFG Digital
- 01/07/2019 - IFG Digital é apresentado aos servidores do Câmpus Jataí
- 25/06/2019 - Treinamento do IFG Digital chega ao Câmpus Formosa
- 25/06/2019 - Servidores recebem treinamento IFG Digital
- 24/06/2019 - Servidores do Câmpus Anápolis recebem formação sobre projeto IFG Digital
- 19/06/2019 - Servidores recebem treinamento do projeto IFG Digital
- 18/05/2019 - Projeto IFG Digital é apresentado a servidores do Câmpus Goiânia
- 22/05/2019 - IFG Digital disponibiliza tutoriais do projeto em página eletrônica
- 02/05/2019 - Projeto IFG Digital é apresentado a gestores da Instituição
- 16/10/2018 - Sistema de processo eletrônico vai economizar mais de R$ 1 milhão por ano
- 26/07/2017 - SUAP é atualizado e recebe nova versão
6 - Legislação envolvida:
Principais normas publicadas sobre o assunto.
Leis:
Decretos:
Portarias:
- Portaria nº 80, de 25 de abril de 2016
- Portaria Interministerial nº 2.162, de 24 de dezembro de 2015
- Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015
- Portaria Interministerial nº 851, de 03 de junho de 2015
- Portaria Interministerial n° 705, de 22 de junho de 2015
- Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014
- Portaria Interministerial nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014
- Portaria Conjunta nº 3, de 16 de dezembro de 2014
- Portaria Interministerial nº 12, de 23 de novembro de 2009
- Portaria nº 3, de 16 de maio de 2003
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