Projeto IFG Digital
Perguntas e Respostas
Por que o IFG optou pelo uso do SUAP ao invés do sistema SEI?
Tendo em vista a aprovação do Comitê de Governança Digital do IFG quanto a centralização das soluções informatizadas no SUAP e a disponibilização por meio do IFRN dos módulos de Processo e Documento Eletrônico, levando em conta ainda o futuro suporte/atualizações bem como a integração de dados dos servidores, alunos e também de outros módulos do SUAP, ficam evidentes as vantagens do uso destes módulos no IFG.
Outro ponto a se considerar é a cultura da Instituição, onde todos os usuários já fazem uso do SUAP e a curva de aprendizado de um sistema novo seria maior, bem como a complexidade de implantação e integração. Deste modo não se justifica a adoção de um novo sistema para o Processo Eletrônico, tendo disponível os módulos do SUAP.
Existe algum regulamento do IFG Digital no IFG?
Sim. Existe um regulamento que foi aprovado pela Resolução CONSUP/IFG nº 008 de 22 de abril de 2019 e está disponível em http://www.ifg.edu.br/attachments/article/209/Resolu%C3%A7%C3%A3o%208%202019.pdf.
Quando começará o Processo Eletrônico no IFG?
Conforme art. 33 da Resolução 08/2019, a partir de 22 de julho de 2019 será vedada a criação de documentos e processos físicos, sendo exclusivamente no formato digital por meio do sistema SUAP.
Todos os documentos serão criados no SUAP?
Não. A intenção é que a maioria dos documentos sejam criados e assinados eletronicamente no SUAP, mas pode acontecer de alguns documentos serem gerados em outros sistemas sendo necessário a assinatura física para posterior inclusão no SUAP. Um documento também pode ser criado por um editor de texto padrão, exportado para o formato PDF, assinado digitalmente e incluído no processo. Além disso, existem os documentos "nato digitais", que são gerados em outros sistemas e podem ser adicionados ao processo eletrônico. A inclusão deste documento é realizada pela opção “adicionar documento externo” disponível no processo eletrônico.
Sim. Conforme art. 32 da Resolução 08/2019, os processos físicos criados antes da data de início do uso do sistema SUAP e que ainda não foram finalizados, poderão ser digitalizados e inseridos no sistema. O processo eletrônico receberá uma nova numeração, e continuará a sua tramitação no SUAP-Processo Eletrônico.
Para transformar um processo físico em digital basta criar um documento eletrônico "TERMO DE ENCERRAMENTO DE TRÂMITE FÍSICO E INÍCIO DE TRÂMITE ELETRÔNICO", preencher, e criar um processo adicionando esse documento como primeiro documento do processo e depois fazer upload dos documentos digitalizados referentes ao processo físico. Imprimir este termo e colocá-lo como a última folha do processo físico e arquivá-lo.
O setor de protocolo deve fazer o cadastro de uma Pessoa Externa/Jurídica em: ADMINISTRAÇÃO > Cadastros > Pessoa Externa/Jurídica, depois abrir o processo e adicionar essa pessoa(CPF/CNPJ) como parte interessada até que se tenha efetivado o cadastro no SUAP. Quando o servidor estiver cadastrado no SUAP, deve-se atualizar o processo com o novo cadastro do servidor (matrícula SIAPE).
Quem pode adicionar processo?
Os usuários internos poderão criar e tramitar processos eletrônicos no SUAP, de acordo com seu perfil de acesso.
Qualquer servidor poderá criar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em conformidade com as normas vigentes. Podem criar documentos eletrônicos os servidores que tiverem sido expressamente autorizados pela chefia do setor de sua lotação no SUAP, incluindo as permissões atribuídas pela chefia do setor podem incluir apenas a visualização de documentos e/ou processos bem como sua edição.
Como criar um processo eletrônico?
Para criar um processo eletrônico, deve-se seguir os seguintes passos: Acessar no SUAP, o menu Administração->Processos Eletrônicos->Processos; Na tela exibida, clique no botão (adicionar processo eletrônico), localizado no canto superior:
Como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?
Para acompanhar os trâmites de um processo eletrônico público em que você não seja parte interessada, utilize a funcionalidade "Adicionar Interesse". Para isso, basta abrir o processo desejado e clicar no botão “Adicionar Interesse”.
Como os processos tramitam no SUAP?
Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SUAP.
A remessa de documentos e processos eletrônicos aos destinatários externos será por meio de e-mail institucional e/ou de forma física até que a infraestrutura de remessa de processos e documentos eletrônicos entre órgãos públicos seja implementada pelo Poder Executivo Federal.
O documento interno é aquele que deve ser redigido e assinado no próprio Editor de Textos do Sistema (por ex.: memorandos, ofícios, despachos, etc).
O documento externo é aquele que foi digitalizado e transformado em um arquivo PDF (por ex.: cópia de documentos pessoais, etc.) ou ainda nasceu em outro sistema eletrônico e é um documento nato digital (por ex.: Nota Fiscal Eletrônica).
Como classificar o nível de acesso de um documento eletrônico?
Quando um documento eletrônico é criado, é preciso classificar o nível de acesso. A regra geral é que os documentos produzidos pela Administração Pública sejam classificados como públicos.
Ao anexar documentos “sigilosos” ao processo eletrônico, essa categoria restringe o acesso ao documento. Somente o autor do documento terá acesso para visualizá-lo. Para outras pessoas terem acesso é necessário que o autor, na tela de documentos eletrônicos, utilize o recurso “Compartilhar Documento” para permitir a visualização por outras pessoas. Isso não é erro, trata-se da forma que o sistema utiliza para manter o sigilo do documento.
Como classificar o nível de acesso de um processo eletrônico?
Da mesma maneira como os documentos eletrônicos, os processos podem ser classificados como: Público, Restrito ou Sigiloso.
Via de regra, todo processo no âmbito da Administração Pública deve ser público, salvo algumas exceções.
Um processo por estar classificado como público, não cria a obrigatoriedade que seu conteúdo também seja público. A inserção de documentos restritos ou sigilosos a processos “públicos” pode ser realizada normalmente, de acordo com a necessidade do usuário e da demanda a ser juntada ao processo eletrônico.
Notei que na assinatura de servidores efetivos com Cargo em Comissão ou Função Gratificada, são apresentados 2 vezes, tanto com o cargo efetivo quanto com o cargo comissionado. É normal essa situação?
Sim. Ele pode usar um dos perfis, do cargo efetivo ou do cargo em comissão.
Quais tipos de documentos externos são suportados atualmente no sistema?
Atualmente o sistema suporta somente documentos do tipo PDF.
Qual a diferença entre as assinaturas com token e com senha?
A assinatura com o token depende de certificado digital enquanto com a senha, refere-se a senha usada para acesso ao SUAP.
Qual a diferença de documento eletrônico e documento digitalizado?
Documento eletrônico são os criados e assinados dentro do próprio sistema, já o documento digitalizado é um documento físico convertido em digital e inseridos no sistema. A partir do momento que um documento digitalizado for assinado eletronicamente, esse se tornará um documento eletrônico.
A criação de documentos possui um fluxo que permite alteração de conteúdo e revisão atribuída a pessoas específicas. No entanto, não será mais possível alterar o documento após o mesmo ser submetido à assinatura digital. Se houver algum vício no documento, deve-se criar outro e cancelar o anterior. Por consequência, a numeração do novo documento será diferente da do documento cancelado.
Não. Os processos eletrônicos possuem duas características fundamentais: de caráter institucional ou de caráter pessoal.
Nos institucionais deve ser inserido como interessado a unidade administrativa requerente(pessoa jurídica) (Campus ou Reitoria), ao passo que nos pessoais, deve ser inserido o servidor/pessoa física solicitante. Reforçando que somente a unidade(Campus ou Reitoria) possui CNPJ, assim, os setores não são pessoa jurídicas.
Como é possível incluir mais de um interessado, pode-se incluir a Unidade (Campus/Reitoria) e também a chefia do setor caso necessário.
Como criar novo setor na árvore de setores do SUAP?
A árvore de setores do SUAP é importada do SIAPE. Para incluir um novo setor é necessário o cadastro no SIAPE, que é de responsabilidade da APDI/PRODI.
O fluxo para cadastrar um novo setor é:
1 - O câmpus envia memorando para PRODI por e-mail (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.), solicitando o cadastro do novo setor com a informação da base legal (regimento, projeto de curso, etc.), e dos servidores que terão o exercício no novo setor;
2 - PRODI verifica junto a Pró-Reitoria correspondente ou no caso de Coordenação de curso com a PROEN;
3 - PRODI repassa para APDI realizar o cadastro no sistema SIAPE;
4 - Na próxima atualização do SUAP, que ocorre toda segunda-feira, será importado o novo setor.
Significa que os processos apensados terão um vínculo. É o ato de colocar processo junto a outro, sem que forme parte integrante do mesmo, obrigando-os a tramitarem juntos. Durante o período em que estiverem apensados os processos terão trâmite idêntico. Se necessário, os processos poderão ser desapensados, voltando a ter trâmites independentes.
Para que um processo seja apensado é necessário atender os seguintes pré-requisitos:
1- O processo a ser apensado não pode ter sido anexados a nenhum outro processo.
2- O processo a ser apensado não pode ter sido apensado a nenhum outro processo.
3- Os processos devem ter os mesmos interessados.
4- Processos sigilosos só podem ser apensados a outros processos sigilosos.
Significa que os processos que forem anexados deixarão de existir e esta ação não pode ser desfeita. Eles passarão a integrar o processo principal. Os processos apensados não podem ser anexados. Para que um processo seja anexado é necessário atender os seguintes pré-requisitos:
1- O processo a ser anexado não pode ter sido anexado a nenhum outro processo.
2- O processo a ser anexado não pode ter sido apensado a nenhum outro processo.
3- O processo deve ter sido criado posteriormente a este.
4- O processo tem que ter o(s) mesmo(s) interessado(s).
5- O processo tem que ter a(s) mesma(s) classificação(ões).
6- Processos sigilosos só podem ser anexados a outros processos sigilosos.
Os processos relacionados apenas destacam uma ligação informativa. Não significa necessariamente que haja dependência ou influência direta de um sobre o outro, mas sim uma forma de relacionar processos para facilitar o acesso entre os mesmos.
Com o processo aberto no Sistema SUAP, basta selecionar a aba solicitações e clicar no botão "Solicitar Documento". É necessário que a pessoa seja adicionada previamente como interessada no processo.
Com o processo aberto no Sistema SUAP, clique no botão "Editar" e depois em "Interessado".
O nível de acesso define quem poderá visualizar o conteúdo de um documento ou processo, que pode ser público: todos possuem acesso; restrito: somente servidores com permissão na caixa do setor; sigiloso/privado: somente o criador e interessados indicados no documento/processo.
Para definir um documento ou processo como restrito ou sigiloso/privado, deve-se haver um respaldo legal, caso contrário o correto é definir como público. Abaixo, alguns casos para classificação como restrito e sigiloso/privado:
Restrito:
- Controle Interno (Art. 26, $ 3º, da Lei nº 10.180/2001)
- Direito Autoral (Art. 24, III, da Lei nº 9.610/1998)
- Documento Preparatório (Art. 7º, $ 3º, da Lei nº 12.527/2011)
- Informação Pessoal (Art. 31 da Lei nº 12.527/2011)
- Informações Privilegiadas de Sociedades Anônima (Art. 155, $ 2º, da Lei nº 6.404/1976)
- Interceptação de Comunicações Telefônicas (Art. 8º, caput, da Lei nº 9.296/1996)
- Investigação de Responsabilidade de Servidor (Art. 150 da Lei nº 8.112/1990)
- Livros e Registros Contábeis Empresariais (Art. 1.190 do Código Civil)
- Operações Bancárias (Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001)}
- Proteção da Propriedade Intelectual de Software (Art. 2º da Lei nº 9.609/1998)
- Protocolo – Pendente Análise de Restrição de Acesso (Art. 6º, III, da Lei nº 12.527/2011)
- Segredo de Justiça no Processo Civil (Art. 189 do Código de Processo Civil)
- Segredo de Justiça no Processo Penal (Art. 201, $ 6º, do Código de Processo Penal)
- Segredo Industrial (Art. 195, XIV, Lei nº 9.279/1996)
- Sigilo das Comunicações (Art. 3º, V, da Lei nº 9.472/1997)
- Sigilo de Empresa em Situação Falimentar (Art. 169 da Lei nº 11.101/2005)
- Sigilo do Inquérito Policial (Art. 20 do Código de Processo Penal)
- Situação Econômico – Financeiro de Sujeito Passivo (Art. 198, caput, da Lei nº 5.172/1966 – CTN)
Sigiloso/Privado
- Auditoria Interna – Controle Interno (Art. 26, $ 3º, da Lei nº 10.180/2001)
- Comunicação de Irregularidades (Art. 16, $ 2º da IN 05/2018 da CGU)
- Correição: Investigação de Responsabilidade (Art. 150 da Lei nº 8.112/1990)
Usuário externo ou estudante pode assinar documentos no SUAP?
Sim. A partir da Portaria Normativa nº 16 de 17 de agosto de 2020, usuário externos e estudantes poderão assinar documentos eletrônicos no SUAP. Acesse aqui as orientações deste processo.
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